Administrator u uredu / Voditelj uredskog poslovanja (m/ž) Novi oglas

Opis posla

Vaše detaljne odgovornosti:

1. Opća administracija i podrška knjigovodstvu:

• dokumentacija: primanje, skeniranje, urudžbiranje, razvrstavanje i arhiviranje ulazne i izlazne pošte (e-mail i fizička pošta)
• knjigovodstvena podrška: prikupljanje i kontrola ulaznih i izlaznih računa, izvoda te njihovo pravovremeno slanje vanjskom knjigovodstvenom servisu
• evidencija rada: vođenje mjesečne evidencije radnog vremena (šihtarica) za uredske i terenske radnike te izrada putnih naloga
• podrška upravi: priprema poslovnih dopisa, ugovora, odluka i ostalih akata po nalogu uprave društva

2. Uredska nabava i logistika:

• nabava za radnike: samostalno vođenje procesa nabave, skladištenja i distribucije radne odjeće, obuće te osobne zaštitne opreme (HTZ oprema)
• uredska logistika: kontrola zaliha i nabava uredskog materijala, higijenskih potrepština te pića/kave za potrebe ureda
• suradnja s dobavljačima: prikupljanje ponuda, pregovaranje o uvjetima isporuke i održavanje dobrih odnosa s dobavljačima opreme

3. Administracija i zapošljavanje strane radne snage:

• vođenje procesa za radne dozvole: kompletna priprema dokumentacije i operativno vođenje postupaka za dobivanje i produljenje dozvola za boravak i rad stranih radnika
• komunikacija s institucijama: svakodnevna izrada i predaja zahtjeva putem digitalnih platformi Hrvatskog zavoda za zapošljavanje (HZZ) i Ministarstva unutarnjih poslova (MUP)
• praćenje rokova: evidencija trajanja radnih dozvola, viza i ugovora o radu te pravovremeno pokretanje postupaka reizdavanja

4. Zaštita na radu (ZNR) i Zaštita od požara (ZOP):

• usklađenost sa zakonom: vođenje i redovito ažuriranje zakonski propisanih evidencija iz područja zaštite na radu i zaštite od požara
• koordinacija s ovlaštenim kućama: suradnja s vanjskom licenciranom tvrtkom za ZNR/ZOP radi organizacije osposobljavanja radnika
• liječnički pregledi: organizacija i upućivanje radnika na prethodne i periodičke liječničke preglede na medicinu rada

Vrsta posla: Stalni radni odnos

Potrebno obrazovanje, znanja i vještine

Što tražimo od idealnog kandidata (Uvjeti):

• obrazovanje: minimalno SSS / VŠS / VSS (prednost: ekonomski, upravni ili društveni smjer).
• iskustvo: minimalno 1-2 godine iskustva na administrativnim poslovima, iskustvo u građevinskom sektoru smatrat će se velikom prednošću
• informatička pismenost: izvrsno poznavanje rada na računalu (MS Office paket s naglaskom na Excel, Word i Outlook) te napredno korištenje interneta i digitalnih državnih servisa
• osobne osobine: visoka razina organiziranosti, pedantnosti, diskrecije u radu s povjerljivim podacima te izražena snalažljivost u rješavanju administrativnih izazova
• komunikacija: izvrsne komunikacijske i pisane vještine na hrvatskom jeziku, znanje stranog jezika (engleski) je poželjno radi komunikacije sa stranim radnicima ili partnerima

Stručna sprema: Srednja stručna sprema

Jezik: Engleski (Prednost)

Minimalne godine radnog iskustva: 1-2

Poslodavac ti nudi

• financijska sigurnost: stabilna, redovita i konkurentna primanja u skladu s Vašim iskustvom i znanjem
• dodatne pogodnosti: npr. Božićnica, regres, uskrsnica, naknada za topli obrok, plaćeni troškovi prijevoza
• balans posla i privatnog života: rad isključivo u prvoj smjeni [npr. od 08:00 do 16:00 sati], od ponedjeljka do petka. Vikendi i blagdani su slobodni
• radno okruženje: rad u modernom, urednom i klimatiziranom uredu s osiguranim parkingom. Nema rada na terenu ni u buci gradilišta
• oprema: službeno računalo / laptop i službeni mobitel
• mentorstvo: detaljno uvođenje u posao i podrška kolega u prvim mjesecima rada