Voditelj poslovne administracije i operativne podrške (m/ž)
Novi oglas

Opis posla

Tražimo iskusnu, samostalnu i organiziranu osobu koja će koordinirati interne operativne, administrativne i financijsko-administrativne procese te pružati pouzdanu podršku direktorici.

Vaša će uloga biti osigurati urednost poslovne dokumentacije, pravodobno izvršavanje administrativnih obveza i učinkovitu razmjenu informacija između direktorice, zaposlenika, računovodstva i vanjskih suradnika.

Tražimo osobu koja zna organizirati rad, odrediti prioritete, pratiti dogovorene aktivnosti i predložiti poboljšanja. Operativne odluke donosit ćete unutar dogovorenog područja odgovornosti i dodijeljenih ovlasti, u neposrednoj suradnji s direktoricom.

Organizacija poslovanja i podrška direktorici:

• organizacija i koordinacija svakodnevnih internih operativnih i administrativnih aktivnosti
• organizacija sastanaka, poslovnih putovanja, konferencija i drugih poslovnih aktivnosti
• praćenje rokova, otvorenih obveza i izvršenja dogovorenih aktivnosti
• koordinacija internih administrativnih obveza zaposlenika te prikupljanje podataka u suradnji s voditeljima projekata
• priprema sažetih pregleda, izvještaja i podloga za odlučivanje direktorice

Poslovna dokumentacija i komunikacija:

• upravljanje poslovnom dokumentacijom, korespondencijom i internim evidencijama
• komunikacija s klijentima, poslovnim partnerima, dobavljačima i vanjskim suradnicima u okviru područja odgovornosti
• priprema ponuda i administrativna obrada ugovora prema dogovorenim uvjetima i predlošcima
• administrativna priprema i obrada natječajne dokumentacije i dokumentacije javne nabave u suradnji s nadležnim konzultantima
• organizacijska i administrativna podrška provedbi projekata

Financijska administracija i evidencije zaposlenika:

• Izdavanje izlaznih računa prema ugovorenim uvjetima te administrativna obrada ulaznih računa
• praćenje dospijeća i naplate potraživanja te komunikacija s klijentima o otvorenim obvezama
• priprema prijedloga plaćanja i pregleda očekivanih priljeva i odljeva za direktoricu
• koordinacija s računovodstvom i pravodobna dostava potrebne dokumentacije
• vođenje evidencija i dokumentacije zaposlenika te administrativna podrška zapošljavanju i drugim kadrovskim procesima

Uredski procesi i digitalni alati:

• organizacija nabave uredske opreme i materijala te koordinacija održavanja i drugih uredskih potreba
• korištenje digitalnih i AI alata za pripremu dokumenata, obradu informacija i organizaciju rada, uz provjeru točnosti rezultata i poštovanje pravila povjerljivosti
• predlaganje i provedba dogovorenih poboljšanja administrativnih i operativnih procesa

Lokacija: Zagreb, sjedište poduzeća AVELANT d.o.o.

Rad se obavlja primarno iz ureda.

Vrsta posla: Stalni radni odnos

Potrebno obrazovanje, znanja i vještine

• najmanje završen sveučilišni prijediplomski ili stručni prijediplomski studij
• najmanje pet godina relevantnog radnog iskustva u poslovnoj administraciji, operativnoj koordinaciji, poslovnoj podršci upravi ili na usporedivim poslovima
• iskustvo samostalnog organiziranja i praćenja složenijih administrativnih i operativnih procesa
• praktično iskustvo u financijskoj administraciji, osobito radu s računima i praćenju naplate
• vrlo dobro korištenje Microsoft 365 alata, osobito Outlooka, Worda, Excela i Teamsa te poznavanje Power Pointa
• praktično korištenje ai alata za pripremu i obradu dokumenata, strukturiranje informacija i istraživanje
• razumijevanje poslovnih, administrativnih i osnovnih financijskih procesa
• sposobnost određivanja prioriteta, praćenja više zadataka i rokova te pravodobnog prepoznavanja poteškoća
• preciznost, pouzdanost i odgovornost u radu
• razvijene poslovne i komunikacijske vještine
• diskrecija u postupanju s poslovnim i osobnim informacijama
• spremnost na učenje i prilagodbu novim procesima i tehnologijama
• aktivno znanje engleskog jezika u govoru i pismu

Prednost će imati kandidati koji imaju

• iskustvo rada u konzultantskom, projektnom, financijskom, pravnom ili drugom profesionalnom uslužnom poduzeću
• iskustvo neposredne poslovne podrške upravi ili vlasniku poduzeća
• iskustvo administrativne podrške EU projektima, natječajima ili postupcima javne nabave
• iskustvo pripreme financijskih pregleda i praćenja novčanih tokova
• napredno korištenje Excela i alata za organizaciju zadataka
• iskustvo digitalizacije poslovnih procesa i automatizacije rutinskih zadataka

Stručna sprema: Visoka stručna sprema, Viša stručna sprema, Magistar struke, Sveučilišni prvostupnik

Jezik: Engleski (B2)

Minimalne godine radnog iskustva: 5+

Poslodavac ti nudi

• samostalnu i odgovornu poziciju uz neposrednu suradnju s direktoricom
• mogućnost utjecaja na organizaciju rada i unaprjeđenje poslovnih procesa
• suradnju sa stručnjacima za fondove eu-a, projektni menadžment i javnu nabavu
• poslovno okruženje u kojem surađujemo s hrvatskim i međunarodnim poduzećima i institucijama
• kontinuirano stručno usavršavanje i razvoj digitalnih i AI kompetencija

Radno vrijeme: od ponedjeljka do petka, od 09:00 do 17:00 sati.

Vrsta zaposlenja: radni odnos na neodređeno vrijeme, uz probni rad.

Pošaljite nam životopis i kratko predstavljanje relevantnog iskustva. Posebno nas zanima primjer procesa koji ste samostalno organizirali ili poboljšali te kako ste pratili njegovo izvršenje.